Im Rahmen unserer Kurse, für Webinare sowie für Podcastaufzeichnungen verwenden wir die Videokonferenzsoftware „Zoom“. Diese ist ein Service der Zoom Video Communications Inc., die ihren Sitz in den USA hat. Vollständige Adresse und Kontaktinformationen findest Du unter https://explore.zoom.us/de/contact/.
Es handelt sich bei „Zoom“ um einen Cloud-basierten Dienst, d.h. Daten, die für die Nutzung des Konferenzdienstes benötigt werden, werden auf Servern von Zoom verarbeitet. Der Dienst kann ohne eigenen Zoom-Account und Registrierung genutzt werden.
Die Datenverarbeitung findet, zumindest so weit von uns einstellbar und damit aktiv beeinflussbar, auf Servern innerhalb der EU beziehungsweise des Europäischen Wirtschaftsraumes statt.
Zoom erklärt, den Schutz der persönlichen Daten der Nutzer ernst zu nehmen und nur die Daten von Personen zu erheben, die erforderlich sind, um die Dienstleistung zur Verfügung zu stellen und dafür zu sorgen, dass diese wirksam erbracht wird. Details dazu können in der
Datenschutzerklärung von Zoom nachgelesen werden.
Explizit verweist das Unternehmen darauf, die Rechte und Pflichten der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) einzuhalten. Weitere Informationen dazu kannst Du hier nachlesen:
Einhaltung der DSGVO.
Mit den folgenden Datenschutzhinweisen informieren wir Dich, wie Deine Daten anlässlich der Teilnahme an einer unserer Zoom-Veranstaltungen verarbeitet werden.
Du als Nutzer kannst durch entsprechende Einstellungen selbst entscheiden, ob und wie Du Dich zeigst. Beispielsweise ist eine Teilnahme an Zoom-Meeting grundsätzlich auch ohne Freischaltung des Mikrofons bzw. der Webcam möglich und auf die Angabe eines Klarnamens kann in der Regel verzichtet werden.
Abhängig von den von Dir gewählten Einstellungen und den von uns genutzten Formaten (Meeting, Webinar) werden verschiedene personenbezogene Daten wie folgt verarbeitet:
Angaben zur Person:
- selbst gewählter Vorname, Nachname,
- Teilnehmer-IP-Adresse
- Geräte-/Hardware-Informationen
- Anhand der IP-Adresse wird eine grobe Region, z.B. Großraum Hamburg, ermittelt
Bei Aufzeichnungen:
- MP4-Datei aller Video-, Audio- und Präsentationsaufnahmen
- M4A-Datei aller Audioaufnahmen
Bei Einwahl mit dem Telefon:
- Angabe zur eingehenden und ausgehenden Rufnummer
- Ländername
- Start- und Endzeit.
- Ggf. können weitere Verbindungsdaten wie z.B. die IP-Adresse des Geräts gespeichert werden
Text-, Audio- und Videodaten:
- Du hast ggf. die Möglichkeit, in einem „Online-Meeting“ bzw. “Online-Webinar” die Chatfunktion zu nutzen. Insoweit werden die von Dir gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im „Online-Meeting“ bzw. “Online-Webinar” anzuzeigen.
- Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Deines Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Du kannst die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die „Zoom“-Applikationen ab- bzw. stummschalten.
- Um an einem „Online-Meeting“ bzw. “Online-Webinar” teilzunehmen bzw. den „Meeting-Raum“ zu betreten, musst Du zumindest Angaben zu Deinem Namen machen. Dieser kann in der Regel frei gewählt werden, in der Regel genügt Dein Vorname. Bei der Teilnahme an Online-Webinaren ist zudem die Angabe Deiner E-Mail-Adresse erforderlich.
Die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung aller vorab genannten Punkte ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Als Anbieter von Online-Formaten (Webinare, Kurse, Workshops, Ausbildungen, …) haben wir ein berechtigtes Interesse an einer möglichst unkomplizierten Durchführung von Online-Veranstaltungen mit Interessenten und Kunden.
Informationen zum Ablauf einer Aufzeichnung:
Alle Meetings sowie Webinare werden aufgezeichnet. Die Teilnehmer werden darüber informiert, wenn sie der Online-Veranstaltung beitreten und müssen per Klick bestätigen, dass sie das zur Kenntnis genommen haben.
Die Aufzeichnung erfolgt über die Cloud-Funktion von „Zoom“. Aufzeichnungen werden anschließend zur Bearbeitung durch einen Ichgold-Angestellten heruntergeladen, bearbeitet und je nach Verwendungszweck in das Zielmedium hochgeladen:
- im Rahmen von Online-Kursen ist dies die Kurs-Plattform ablefy
- im Rahmen von Webinaren ist dies die Videoplattform Vimeo bzw. YouTube
Des Weiteren werden die Videodateien zum Zwecke der Datensicherung in dem von Ichgold für interne Zwecke genutzten Datenspeicher Google Drive der Firma Google gesichert.
Dauer der Speicherung:
Personenbezogene Daten werden grundsätzlich dann gelöscht, wenn kein Erfordernis für eine weitere Speicherung besteht. Ein Erfordernis kann insbesondere dann bestehen, wenn die Daten noch benötigt werden, um vertragliche Leistungen zu erfüllen, Gewährleistungs- und ggf. Garantieansprüche zu prüfen und gewähren oder abwehren zu können. Im Falle von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten kommt eine Löschung erst nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungspflicht in Betracht.
Die Metadaten der Veranstaltungen, zum Beispiel die genutzte IP-Adresse, werden in der aktuellen Konfiguration nach einem Jahr gelöscht.